Pwy ydym ni

Mae Cymwysterau Cymru yn ‘rheolwr data’ fel y’i diffinnir gan Erthygl 4(7) o’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae hyn yn golygu bod gennym ddyletswydd gofal tuag at y data personol a gasglwn ac a ddefnyddiwn.

Mae gennym Swyddog Diogelu Data penodedig, a’i fanylion cyswllt yw:

Swyddog Diogelu Data CC

Cymwysterau Cymru

Adeilad Q2, Lôn Pencarn

Parc Imperial

Coedcernyw

Casnewydd

NP10 8AR

01633 373222

llywodraethugwybodaeth@cymwysterau.cymru

Pa ddata ydym ni’n ei gasglu?

Er mwyn cyflawni ein swyddogaeth statudol fel rheolydd, mae angen i ni gasglu a defnyddio eich data personol ac weithiau eich data personol categori arbennig. 

Rydym yn casglu’r data personol canlynol:

  • dynodyddion personol – gall hyn gynnwys eich enw, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, rhif unigryw disgybl, enw'r sefydliad a theitl swydd
  • manylion cyswllt – gall hyn gynnwys eich cyfeiriad cartref neu waith, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
  • nodweddion – er enghraifft eich oedran a'ch dewisiadau iaith.
  • y cymwysterau a gymerir, y pynciau a addysgir a'r darparwr addysg
  • manylion cyflogaeth
  • data categori arbennig – gall hyn gynnwys eich hil, tarddiad ethnig, aelodaeth o undeb llafur, credoau crefyddol, data iechyd a chyfeiriadedd rhywiol.
  • ffotograffau
  • fideos

Efallai y byddwn hefyd yn casglu eich barn ar agweddau ar gymwysterau a'r system gymwysterau yng Nghymru.

Efallai y bydd achosion lle byddwn yn gwneud eich data yn ddienw. Er enghraifft, mewn arolwg efallai na fydd angen eich manylion cyswllt arnom. Os felly, dim ond eich ymatebion i’r arolwg y byddwn yn eu casglu.

Sut ydym ni’n casglu eich data ac ar gyfer beth ydym ni’n ei ddefnyddio?

Rydym yn casglu eich data personol drwy’r prosesau canlynol:

  • casglu data dysgwyr oddi wrth gyrff dyfarnu a chyrff cyhoeddus eraill at ddibenion ymchwil ac ystadegol ac i gyflawni ein swyddogaeth fel rheolydd
  • ymgysylltu, ymchwilio ac ymgynghori â chi fel rhanddeiliad
  • pan fyddwch yn cofrestru i fynychu digwyddiad i randdeiliaid;
  • Pan fyddwch yn cysylltu â ni gydag ymholiad, cwyn, cais gwrthrych am wybodaeth, cais EPRS neu gais rhyddid gwybodaeth
  • pan fyddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni neu os ydych gweithio gyda ni ar hyn o bryd neu wedi gwneud hynny yn y gorffennol
  • wrth wneud cais am gydnabyddiaeth fel corff dyfarnu
  • pan fyddwch yn ymweld â'n gwefan
  • pan fyddwch yn tanysgrifio i un o'n rhestrau postio
  • wrth ymweld â'n swyddfa
  • wrth ymrwymo i gontract am nwyddau neu wasanaethau gyda ni

Rydym yn casglu’r data hwn fel y gallwn:

  • gyflawni ein swyddogaeth fel rheolydd
  • sicrhau bod cymwysterau, a system gymwysterau Cymru, yn effeithiol ar gyfer cwrdd ag anghenion rhesymol dysgwyr yng Nghymru
  • hybu hyder y cyhoedd mewn cymwysterau ac yn system gymwysterau Cymru
  • ymateb i ymholiadau cyffredinol
  • ymchwilio i gwynion neu bryderon a godwyd gennych chi neu unigolion eraill
  • rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i randdeiliaid am waith Cymwysterau Cymru

Pwy sydd â mynediad at eich data personol?

Mae’n bosibl y byddwn yn cadw eich data personol ar gronfeydd data a systemau fel y gallwn ddarparu gwybodaeth i chi, a’ch adnabod yn hawdd os byddwch yn cysylltu â ni. Mae mynediad i’ch data personol wedi’i gyfyngu’n llym a dim ond os oes ei angen arnynt ar gyfer tasg y maent yn gweithio arni ac wedi’u hawdurdodi i wneud hynny y caiff swyddogion Cymwysterau Cymru gael mynediad i’ch data personol.

Gyda phwy ydym ni’n rhannu eich data personol?

Proseswyr trydydd parti 

Er mwyn helpu ein gwaith rheoleiddio, rydym weithiau'n defnyddio sefydliadau trydydd parti. Weithiau bydd angen i’r sefydliadau hyn gael mynediad at eich data personol er mwyn cwblhau eu gwaith. Os byddwn yn defnyddio sefydliad trydydd parti, bydd gennym bob amser gytundeb yn ei le i sicrhau bod eich data’n cael ei gadw’n ddiogel.

Sefydliadau eraill 

Weithiau mae'n rhaid i ni drosglwyddo'ch data i sefydliadau eraill. Gallai hyn fod oherwydd bod angen cyflawni ein tasg gyhoeddus fel rheolydd, bod gofyniad cyfreithiol, neu oherwydd bod llys yn ein gorchymyn i wneud hynny. Er enghraifft, efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth gyda'r heddlu i helpu atal neu ganfod trosedd. Efallai na fydd yn rhaid i ni ddweud wrthych os byddwn yn rhannu gyda sefydliadau eraill fel hyn.

Swyddogaethau statudol 

Mae’n bosibl y bydd gan ein harchwilwyr mewnol, swyddog diogelu data ac archwilwyr allanol hefyd fynediad at eich data personol er mwyn cwblhau eu gwaith. Dim ond os oes gennym sail gyfreithlon i wneud hynny y byddwn yn rhannu data personol â sefydliad arall, a byddwn bob amser yn cadw cofnodion o’r adeg y datgelwyd eich data i sefydliad arall.

Beth yw ein pwerau cyfreithiol?

Mae amryw o resymau cyfreithiol i ni gasglu a defnyddio eich data personol.

Ein prif sail gyfreithlon ar gyfer casglu a defnyddio eich data personol yw ein galluogi i gyflawni ein tasg gyhoeddus fel rheoleiddiwr y system gymwysterau yng Nghymru ac i arfer ein swyddogaethau swyddogol o dan Ddeddf Cymwysterau Cymru 2015 o dan Erthygl 6(1)(e) GDPR.

Pan fyddwch yn rhoi caniatâd clir i ni brosesu eich data personol at ddiben penodol, ein sail gyfreithlon fydd caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) GDPR.

Lle bo angen prosesu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, ein sail gyfreithiol fydd Erthygl 6(1)(c).

Pan fyddwn yn casglu ac yn prosesu data gan ddefnyddio pwerau cyfreithiol eraill, byddwn yn rhoi gwybod i chi.

Wrth gasglu a phrosesu data categori arbennig rydym yn defnyddio sail gyfreithiol caniatâd penodol i brosesu’r wybodaeth hon. Mae darparu'r data hwn yn ddewisol.

Am ba mor hir ydym ni’n cadw eich data personol?

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y mae ei angen at y diben y’i casglwyd, neu am gyhyd ag sy’n ofynnol gan ddeddfwriaeth, a byddwn yn ei ddinistrio pan na fydd angen inni ei gadw at y dibenion hynny mwyach. Mae cyfnodau cadw gwahanol ar gyfer gwahanol fathau o wybodaeth.

Ydyn ni'n trosglwyddo'ch data y tu allan i'r DU?

Fel arfer, mae’r wybodaeth sydd gennym yn cael ei chadw yn y DU. Fodd bynnag, efallai y bydd rhywfaint o wybodaeth yn cael ei chadw ar weinyddion cyfrifiadurol sydd y tu allan i'r DU. Yn yr achosion hyn, byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau nad yw eich data’n cael ei brosesu mewn gwlad nad yw llywodraeth y DU yn ei hystyried yn ‘ddiogel’. Os bydd angen i ni anfon eich data allan o’r DU, byddwn yn sicrhau bod ganddo amddiffyniad ychwanegol rhag colled neu fynediad heb awdurdod.

Beth yw eich hawliau diogelu data?

Yn amodol ar rai eithriadau cyfreithiol, mae gennych yr hawl i:

  • ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol sydd gan Cymwysterau
  • Cymru amdanoch chi;
  • cael unrhyw wallau wedi'u cywiro;
  • cael eich data personol wedi'i ddileu;
  • gosod cyfyngiad ar ein prosesu o'ch data; a
  • gwrthwynebu prosesu.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau drwy fynd i wefan yr ICO yma: Your data protection rights | ICO

Sut gallwch chi gwyno am y ffordd rydym wedi trin eich data personol?

Os oes gennych bryderon am y ffordd rydym wedi trin eich data personol, cysylltwch â’n swyddog diogelu data:

Swyddog Diogelu Data CC
Cymwysterau Cymru
Adeilad Q2, Lôn Pencarn
Parc Imperial
Coedcernyw
Casnewydd
NP10 8AR
01633 373222
informationgovernance@qualifications.wales

Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (y rheolydd diogelu data) am y ffordd rydym wedi trin eich data personol:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
2il Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
0330 414 6421
wales@ico.org.uk

Rhyddid Gwybodaeth

Fel corff cyhoeddus, mae’r holl wybodaeth ysgrifenedig sydd gennym yn destun ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Byddwn yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU wrth ystyried ceisiadau a wneir o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Gwybodaeth Breifatrwydd sy'n Benodol i'r Gwasanaeth

Ymchwil Trefniadau Mynediad [Cam 1]

Fel rhan o’r gweithgarwch hwn, bydd Cymwysterau Cymru yn prosesu gwybodaeth amdanoch a all gynnwys eich enw, teitl swydd, manylion cyswllt, ac anghenion dysgu ychwanegol dysgwyr sy’n cymryd rhan yn yr ymchwil, ynghyd â’ch barn, er mwyn gwella ein dealltwriaeth o’r system trefniadau mynediad.

Bydd yr wybodaeth a gesglir yn ystod cam un yn cael ei defnyddio i wella ein dealltwriaeth o'r system trefniadau mynediad ac i lywio dulliau gweithredu yn y dyfodol. Gellir ei defnyddio hefyd yn ystod cam dau, pan fyddwn yn archwilio i ba raddau y mae trefniadau mynediad yn deg ac yn hydrin, ac i gynhyrchu a chyhoeddi adroddiadau ymchwil.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR). Yr amod ar wahân ar gyfer prosesu data categori arbennig yw caniatâd penodol o dan Erthygl 9(2)(a).

Cymwysterau Cymru fydd rheolydd data a phrosesydd data'r wybodaeth bersonol a ddarperir. Bydd Appen, cwmni trawsgrifio trydydd parti, a gomisiynwyd gan Cymwysterau Cymru yn trawsgrifio’r cyfweliadau a recordiwyd a bydd yn brosesydd data unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir iddynt gan Cymwysterau Cymru.

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y mae ei angen at y diben y’i casglwyd ar ei gyfer, neu am gyhyd ag sy’n ofynnol gan ddeddfwriaeth, a byddwn yn ei ddinistrio pan na fydd angen inni ei gadw at y dibenion hynny mwyach. Bydd gwybodaeth bersonol a gesglir fel rhan o’r ymchwil hwn yn cael ei chadw’n ddiogel drwy gydol y prosiect ac yna’n cael ei dinistrio.

Teledu Cylch Cyfyng ac Ymwelwyr â'r Swyddfa

Cymwysterau Cymru yw rheolydd data ein lluniau Teledu Cylch Cyfyng (CCTV) a chofnodion presenoldeb.

Rydym yn monitro ein maes parcio gan ddefnyddio Teledu Cylch Cyfyng o dan y sail gyfreithiol prosesu ar gyfer buddiannau cyfreithlon, Erthygl 6(1)(f) GDPR. Y buddiannau cyfreithlon yw at ddibenion atal trosedd a thystiolaeth, a diogelwch ein staff ac ymwelwyr.

Cedwir y deunydd ffilm yn ddiogel a dim ond i staff Cyfleusterau a'n contractwr Teledu Cylch Cyfyng y bydd ar gael. Bydd yn cael ei gadw am 31 diwrnod ac yna'n cael ei ddinistrio os nad oes ei angen at ddibenion tystiolaeth.

Gofynnir i gontractwyr ac ymwelwyr â'r swyddfa lofnodi yn y dderbynfa a chofnodi eu hamseroedd presenoldeb. Mae hyn er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith ac unrhyw ofynion iechyd cyhoeddus a all fod yn eu lle. Yn achos contractwyr, cedwir gwybodaeth hefyd ar gyfer cofnodion contract.


Bydd gwybodaeth am ymwelwyr yn cael ei chadw am 60 diwrnod, a bydd gwybodaeth am gontractwyr yn cael ei chadw am flwyddyn.

Cwynion, EPRS a Chwythu'r Chwiban

Wrth ymchwilio i gwynion amdanom ni, achosion o chwythu'r chwiban, digwyddiadau rheoleiddio ac EPRS efallai y bydd angen i Cymwysterau Cymru brosesu gwybodaeth bersonol.

Gallwn brosesu data personol i:

  • ymchwilio i gwynion a wneir am gyrff dyfarnu a reoleiddir gan Cymwysterau Cymru;
  • ymchwilio i gwynion a wneir amdanom;
  • ymchwilio i achosion chwythu'r chwiban a ddygwyd i'n sylw;
  • ystyried ceisiadau a wneir i'w defnyddio ar gyfer y Gwasanaeth
  • Adolygu Gweithdrefnau Arholiadau; a
  • monitro sut mae cyrff dyfarnu’n rheoli digwyddiadau a allai gael effaith andwyol yng Nghymru.

Cymwysterau Cymru yw rheolydd y data hwn a dim ond os oes sail gyfreithiol i wneud hynny y bydd data categori arbennig yn cael ei brosesu. Bydd unrhyw ddata personol a gesglir i ymchwilio i gwynion, EPRS a chwythu’r chwiban yn cael eu cadw am bum mlynedd ac yna’n cael eu hadolygu i’w gwaredu.

Mae’n bosibl y rhoddir mynediad i’r wybodaeth hon i adolygwyr annibynnol sydd wedi’u contractio gennym ni i adolygu achosion. Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen rhannu gwybodaeth â rheoleiddwyr eraill y DU neu ein cyfreithwyr penodedig.

Cwcis

Ffeiliau yw cwcis sy’n cael eu cadw ar eich ffôn, llechen neu gyfrifiadur pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan.

Rydym yn defnyddio cwcis i storio gwybodaeth am sut rydych chi'n defnyddio'r wefan hon, megis y tudalennau rydych chi'n ymweld â nhw. Gall cwcis storio dewisiadau defnyddwyr a gwybodaeth arall. Gallwch ffurfweddu eich porwr i wrthod pob cwci neu i nodi pryd mae cwci yn cael ei anfon. Fodd bynnag, efallai na fydd rhai nodweddion neu wasanaethau gwefan yn gweithio'n iawn heb gwcis.

Gallwn ddefnyddio’r canlynol ar ein gwefan:

  • cwcis sy'n mesur defnydd gwefan
  • cwcis sy'n helpu gyda chyfathrebu a marchnata
  • cwcis sy'n cofio eich gosodiadau
  • cwcis eraill sy'n gwbl angenrheidiol

Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol yw naill ai caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) neu fuddiannau cyfreithlon o dan Erthygl 6(1)(f) lle mai’r budd cyfreithlon yw cynnal a chadw ein systemau TGCh a’u cywirdeb.

Datblygu canllawiau arfer effeithiol ar sut i ymdrin â gwaith a asesir a gwblhawyd yn Gymraeg lle na chynigir cymwysterau’n ddwyieithog.

Fel rhan o'r gweithgarwch hwn, bydd Cymwysterau Cymru yn prosesu gwybodaeth er mwyn casglu enghreifftiau o arfer effeithiol ar sut i ymdrin â gwaith a asesir yn Gymraeg lle na chynigir cymwysterau'n ddwyieithog. Bydd yr wybodaeth a gesglir yn cael ei defnyddio i gynhyrchu a chyhoeddi canllawiau ar gyfer cyrff dyfarnu.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw galluogi Cymwysterau Cymru i gyflawni ei dasg gyhoeddus fel y rheolydd ar gyfer y system gymwysterau yng Nghymru, o dan Erthygl 6(1)(e) o Ddeddf Cymwysterau Cymru 2015 GDPR.

Cymwysterau Cymru fydd ‘rheolwr data’ yr wybodaeth bersonol a ddarperir. Iaith, cwmni ymchwil annibynnol trydydd parti, a gomisiynwyd gan Cymwysterau Cymru fydd yn cynnal yr ymchwil ar ein rhan. Bydd Iaith yn ‘brosesydd data’ yr wybodaeth bersonol a ddarperir.

Bydd gwybodaeth bersonol a gesglir fel rhan o’r prosiect hwn yn cael ei chadw’n ddiogel drwy gydol y prosiect ac yna’n cael ei dinistrio.

Pencadlys Ymgysylltu

Er mwyn cofrestru ar ein llwyfan ymgynghori - byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol benodol gennych chi. Mae hyn yn cynnwys eich enw, cyfeiriad e-bost a’ch dewisiadau iaith ynghyd â gwybodaeth a fydd yn ein helpu i ddeall pa fathau o randdeiliaid rydym wedi’u cyrraedd drwy ein hymgysylltu.

Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’ch cyfeiriad e-bost a’ch dewisiadau iaith i anfon llythyrau atoch am ymgysylltu â rhanddeiliaid a allai fod o ddiddordeb i chi. Bydd opsiwn i ddad-danysgrifio o'r llythyrau hyn. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio'ch e-bost i gysylltu â chi am eich ymatebion.

Gall y cynnwys rydych chi'n ei greu fel rhan o'ch rhyngweithiadau ar y platfform hwn gynnwys ymatebion i ymgynghoriadau cyhoeddus, arolygon, polau piniwn cyflym, sylwadau a fforymau trafod. Bydd hwn yn cael ei gadw ynghyd â'ch gwybodaeth gofrestru adnabyddadwy.

Bydd ymatebion i ymgynghoriadau ac arolygon yn cael eu cadw yn unol â'n hamserlen gadw.

Mae darparwyr y platfform - Pencadlys Ymgysylltu (Granicus) - yn gweithredu fel Proseswyr ar gyfer Cymwysterau Cymru. Cymwysterau Cymru yw Rheolydd yr wybodaeth bersonol a gynhwysir yn y platfform.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) GDPR a thasg gyhoeddus o dan Erthygl 6(1)(e).

Digwyddiadau

Efallai y byddwn yn defnyddio llwyfannau tocynnau a gweminarau trydydd parti i reoli digwyddiadau e.e. Eventbrite. Gall gwybodaeth bersonol a gesglir ar gyfer digwyddiadau gynnwys manylion cyfranogwyr, cofnodion cyfranogiad a dewis iaith Gymraeg ac ati. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hallgludo o wefannau trydydd parti a'i chadw'n ddiogel ar ein systemau. Cymwysterau Cymru fydd rheolwr yr wybodaeth bersonol a ddarperir ar gyfer ein digwyddiadau.

Gall systemau trydydd parti hefyd weithredu fel rheolydd data ar gyfer rhywfaint o wybodaeth bersonol a gyflwynir gan ei ddefnyddwyr e.e. os ydych yn cofrestru ar gyfer eu gwefan. Cyfeiriwch hefyd at hysbysiadau preifatrwydd y gwefannau hyn wrth gofrestru.

Mae’n bosibl y byddwn yn tynnu lluniau a fideos mewn digwyddiadau i’w defnyddio ar ein gwefan a’n sianeli cyfryngau cymdeithasol. Gall y rhain gynnwys cyfranogwyr mewn digwyddiadau. Byddwn yn gofyn am ganiatâd cyn recordio delwedd person mewn ffordd a allai ei adnabod. Rhowch wybod i drefnydd y digwyddiad ar ddechrau'r digwyddiad os nad ydych am gael eich cynnwys.

Cynwysoldeb mewn systemau asesu rhyngwladol

Bwriad yr ymchwil hwn yw archwilio sut mae awdurdodaethau rhyngwladol yn dylunio/gwreiddio cynhwysiant yn eu system asesu/cymwysterau.
Bydd gwybodaeth sy'n dynodi unigolion, megis enw sefydliad, teitl swydd, enw cyfranogwr a manylion cyswllt, yn cael ei chasglu yn ystod y cyfweliadau hyn.

Bydd Alpha Plus yn gweithredu fel prosesydd ar ran Cymwysterau Cymru a bydd yn cadw’r data personol. Ni fydd gan Cymwysterau Cymru fynediad at ddata personol. Bydd Alpha Plus yn cadw'ch data personol yn ddiogel am ddeuddeg mis ac yna'n ei ddinistrio.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) GDPR.

Data Dysgwyr

Fel rheoleiddiwr cyrff dyfarnu a chymwysterau yng Nghymru, byddwn yn gofyn am ddata dysgwyr gan gyrff dyfarnu, Llywodraeth Cymru a chyrff cyhoeddus eraill a all nodi unigolion. Gall casgliadau data o'r fath gynnwys categori arbennig fel ethnigrwydd dysgwr neu ddata am iechyd dysgwr lle gallai hyn fod yn gysylltiedig ag ystyriaethau arbennig.

Ein dibenion ar gyfer gofyn am y data yw:

  • cyflawni ein swyddogaethau monitro ac archwilio
  • cyhoeddi ystadegau am y system gymwysterau
  • cynnal ymchwil sy'n seiliedig ar dystiolaeth
  • ymchwilio i faterion penodol a adroddwyd i ni

Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei phrosesu o dan Erthygl 6(1)(e) GDPR i’n galluogi i gyflawni ein tasg gyhoeddus fel rheoleiddiwr y system gymwysterau yng Nghymru ac er mwyn arfer ein swyddogaethau swyddogol o dan Ddeddf Cymwysterau Cymru 2015.

Ni chyhoeddir unrhyw ddata sy'n dynodi dysgwyr unigol.

Bydd y data yn cael ei gadw am 15 mlynedd er mwyn gallu dadansoddi tueddiadau. Ar ôl y pwynt hwn fel arfer bydd yn cael ei ddinistrio.


Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu data â thrydydd partïon i wneud gwaith ymchwil a dadansoddi ar ein rhan. Mae’n ofynnol o dan gontract i bob trydydd parti sy’n prosesu data personol ar ein rhan gadw at y GDPR.

Fel cynhyrchwyr ystadegau swyddogol, rydym yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau wrth gynhyrchu ystadegau.

Cylchlythyrau a Llythyrau 

Mae'n hanfodol bod rhanddeiliaid allweddol yn parhau i gael yr wybodaeth ddiweddaraf am waith Cymwysterau Cymru a bydd ein cylchlythyr misol yn cael ei anfon yn awtomatig at bob prif gyswllt mewn cyrff dyfarnu, ysgolion a cholegau. Mae prif gysylltiadau’n cynnwys swyddogion cyfrifol, penaethiaid ysgolion a cholegau, penaethiaid colegau AB, swyddogion arholiadau a'r consortia rhanbarthol. Bydd y cysylltiadau hyn yn derbyn llythyrau’n awtomatig. Os hoffech ddiweddaru manylion y prif gyswllt, cysylltwch â ni.

Trwy danysgrifio i'n cylchlythyr neu unrhyw restrau postio rydych yn cydsynio i ni gadw eich dynodwyr personol a'ch manylion cyswllt at ddibenion anfon y cylchlythyr neu'r rhestr bostio rydych wedi tanysgrifio iddi. Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) GDPR.

Bydd eich data personol yn cael ei brosesu yn unol â’r hysbysiad Preifatrwydd Corfforaethol, a gallwch ddad-danysgrifio o’ch rhestr bostio ar unrhyw adeg trwy glicio ar ‘dad-danysgrifio’ ar waelod y neges.

Caffael a Chontractwyr

Cymwysterau Cymru fydd rheolwr yr wybodaeth bersonol a roddwch i ni fel rhan o'r broses gaffael.

Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei phrosesu o dan y sail gyfreithiol ei bod yn angenrheidiol er mwyn cymryd camau ar eich cais gyda golwg ar ymrwymo i gontract am nwyddau a gwasanaethau, Erthygl 6(1)(b) GDPR.

Os byddwch yn llwyddiannus yn eich cais, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am hyd ein contract gyda chi ac wedi hynny yn unol â'n hamserlen gadw.

Mae’n bosibl y byddwn yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon sy’n prosesu data ar ein rhan lle bo angen i hwyluso taliad, i gyflawni’r contract neu i ddadansoddi data gwariant trydydd parti.

Mae’n ofynnol o dan gontract i bob trydydd parti sy’n prosesu data personol ar ran cleient gadw at y GDPR.

Rydym yn cyhoeddi cofrestr contractau ar ein gwefan o’r holl gontractau a ddyfarnwyd ac mae hyn yn cynnwys enw’r cyflenwr, enw’r contract, dyddiad cychwyn a therfyn y contract, a chyfanswm gwerth y contract (lle bo’n briodol).

Byddwn yn cadw gwybodaeth am ymgeiswyr aflwyddiannus am dair blynedd yn dilyn y flwyddyn ariannol y dyfarnwyd y contract ynddi, yna caiff ei dinistrio.

Ymchwil i addasiadau i drefniadau asesu yn haf 2022

Bydd gwybodaeth sy’n nodi unigolion (enwau athrawon, manylion cyswllt, rôl swydd, a’r pynciau a addysgir, neu enwau dysgwyr a’r cymwysterau a gymerwyd) yn cael ei chasglu yn ystod y cyfweliadau a’r grwpiau ffocws hyn. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn i ni gasglu gwybodaeth gan randdeiliaid am eu barn ar yr addasiadau i drefniadau asesu yn ystod haf 2022.

Bydd ORS (cwmni ymchwil trydydd parti yn y DU) yn cynnal yr ymchwil ar ran Cymwysterau Cymru. Cymwysterau Cymru fydd rheolydd data unrhyw ddata personol a gyflwynir.

Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n ddiogel am ddeuddeg mis ac yna’n cael ei dinistrio. Yna byddwn yn cadw eich ymatebion heb nodi gwybodaeth adnabod yn unol â'n hamserlen gadw.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a).

Y Broses Gydnabod

Cymwysterau Cymru fydd rheolwr unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch i ni drwy'r broses cydnabod cyrff dyfarnu.

Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei chasglu at ddibenion penderfynu ar gais corff dyfarnu am gydnabyddiaeth a gellir ei defnyddio i fonitro unrhyw gydymffurfiaeth yn y dyfodol â'n 'Hamodau Cydnabod Safonol'.

Os byddwch yn llwyddiannus yn eich cais, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd â'ch bod yn parhau i fod yn gorff dyfarnu cydnabyddedig ac wedi hynny yn unol â'n hamserlen gadw. Os yw ymgeiswyr yn llwyddiannus, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am ddeuddeg mis ar ôl i'r weithdrefn ymgeisio gael ei chwblhau, yna bydd yn cael ei dinistrio'n ddiogel.

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth bersonol ei rhannu rhwng rheoleiddwyr y DU am y rhesymau canlynol:

  • rydych eisoes wedi cael eich cydnabod gan reoleiddiwr arall yn y DU
  • rydych wedi gwneud cais i reoleiddwyr eraill y DU ar yr un prydos ydych wedi bod yn aflwyddiannus o'r blaen wrth wneud cais am gydnabyddiaeth gan reoleiddwyr eraill y DU.

Recriwtio

Os byddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni, byddwn ond yn cadw gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch cais cyhyd ag y bo angen. Os byddwch yn aflwyddiannus, byddwn yn cadw unrhyw ddata personol a ddarparwyd gennych chi (neu eraill) am flwyddyn ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddileu’n ddiogel.

Byddwn yn prosesu eich data personol yn ystod eich proses ymgeisio at ddiben cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol, Erthygl 6(1)(c) GDPR, a chymryd camau gyda’r bwriad o ymrwymo i gontract cyflogaeth gyda chi, Erthygl 6(1)(c) b) GDPR. Mae hyn yn cynnwys:

  • asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl rydych yn gwneud cais amdani
  • cymryd camau i ymrwymo i gontract gyda chi
  • gwirio eich bod yn gymwys i weithio yn y DU
  • sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau o dan
  • ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth a gasglwyd yn ystod eich proses ymgeisio â thrydydd partïon, ac eithrio:

  • asiantaethau fetio a gymeradwywyd gan Lywodraeth Cymru sy'n cynnal ein gwiriadau cyn cyflogaeth ar ein rhan
  • aelodau panel allanol a all fod yn rhan o broses recriwtio
  • Archwilio Cymru mewn cysylltiad â'i waith archwilio
  • Hyder rhanddeiliaid yn y system gymwysterau a chymwysterau
  • Bydd gwybodaeth sy'n dynodi unigolion, megis enw sefydliad, teitl swydd, enw cyfranogwr a manylion cyswllt, yn cael ei chasglu yn ystod y cyfweliadau hyn.

Bydd cam penodol o'r ymchwil hwn yn archwilio cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant. Yn achos cyfweliadau rhieni, bydd data categori arbennig yn cael ei gasglu gan gynnwys ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol.

Bydd Beaufort Research (cwmni ymchwil o’r DU) yn gweithredu fel prosesydd ar ran Cymwysterau Cymru a bydd yn cadw’r data personol. Cymwysterau Cymru fydd rheolydd data unrhyw ddata personol a gyflwynir. Bydd eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel am ddeuddeg mis ac yna’n cael ei ddinistrio.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a) GDPR.

Cynnig Ehangach – Ymgysylltu â Dysgwyr

Fel rhan o’r gweithgarwch ymgysylltu â dysgwyr hwn, byddwn yn cadw rhywfaint o wybodaeth ar eich ffurflenni caniatâd sy’n dangos pwy ydych chi, megis eich enw, oedran, enw eich ysgol, coleg neu ddarparwr addysg ac enw eich rhiant/gofalwr. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn i ni gadw cofnodion priodol o'ch caniatâd i gymryd rhan yn y gweithgaredd. Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n ddiogel am ddeuddeg mis. Ar ôl yr amser hwn, bydd yn cael ei ddinistrio.

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol yw caniatâd o dan Erthygl 6(1)(a).