Cyflwyniad

Rydym yn ymrwymedig i sicrhau bod eich data personol yn ddiogel.  

Er mwyn atal unrhyw fynediad neu ddatgeliad diawdurdod, rydym wedi rhoi gweithdrefnau technegol, ffisegol a rheolaethol priodol ar waith er mwyn diogelu'r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi.  Mae gennym sicrwydd trydydd parti ynghylch ein systemau diogelu gwybodaeth drwy ardystiad Cyber Essentials Plus. 

Eich data personol

Byddwn yn prosesu eich data personol pan fo sail gyfreithiol I wneud hynny yn unig, o dan y Ddeddf GDPR y DU a’rDdeddf Diogelu Data 2018. 

Gallwn gasglu data personol amdanoch chi drwy'r prosesau'r canlynol: 

  • drwy gasglu data dysgwyr gan gyrff dyfarnu a chyrff cyhoeddus eraill at ddibenion ymchwil ac ystadegol ac er mwyn cyflawni ein swyddogaeth fel rheoleiddiwr 

  • drwy ymgysylltu, ymchwilio ac ymgynghori â chi fel rhanddeiliaid 

  • pan fyddwch yn cofrestru i fynychu digwyddiad rhanddeiliaid 

  • pan fyddwch yn cysylltu â ni ag ymholiad neu gŵyn, Cais Gwrthrych am Wybodaeth, cais EPRS neu gais Rhyddid Gwybodaeth 

  • pan fyddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni neu os ydych yn gyflogai presennol neu'n gyn-gyflogai 

  • pan fyddwch yn gwneud cais am gydnabyddiaeth fel corff dyfarnu 

  • pan fyddwch yn ymweld â'n gwefan 

  • pan fyddwch yn tanysgrifio ar gyfer un o'n rhestrau postio 

  • pan fyddwch yn ymweld â'n swyddfa 

  • pan fyddwch yn cytuno ar gontract ar gyfer nwyddau neu wasanaethau gyda n 

Trin data

Mae’n bosib y byddwn yn cadw eich data personol ar ein cronfa ddata a systemau er mwyn i ni allu darparu gwybodaeth ar eich cyfer, a’ch adnabod yn hawdd os ydych yn cysylltu â ni. Mae mynediad i'ch data personol yn gyfyngedig i staff Cymwysterau Cymru’n unig, ac mae’r data hwnnw i'w ddefnyddio pan maent yn gweithio ar ac yn cael caniatâd i wneud hynny. 

Er mwyn cefnogi ein gwaith rheoleiddio weithiau byddwn yn defnyddio sefydliadau trydydd parti. Weithiau bydd y sefydliadau hyn angen mynediad at eich data personol er mwyn cwblhau eu gwaith. Os byddwn yn defnyddio sefydliad trydydd parti, bydd gennym bob amser gytundeb yn ei le i sicrhau bod eich data’n cael ei gadw’n ddiogel. 

Dim ond os oes gennym sail gyfreithlon i wneud hynny y byddwn yn rhannu data personol â sefydliad arall, a byddwn bob amser yn cadw cofnodion o’r adeg y datgelwyd eich data i sefydliad arall. 

Byddwn yn cadw eich data personol cyhyd ag y mae ei angen at y diben a gafodd ei gasglu ar ei gyfer, neu am gyhyd ag sy’n ofynnol o ganlyniad i ddeddfwriaeth, a byddwn yn ei ddinistrio pan na fydd angen i ni ei gadw at y dibenion hynny. Mae cyfnodau cadw gwahanol ar gyfer gwahanol fathau o wybodaeth. 

Fel arfer, mae’r wybodaeth sydd gennym yn cael ei chadw yn y DU. Fodd bynnag, efallai y bydd rhywfaint o wybodaeth yn cael ei chadw ar weinyddion cyfrifiadurol sydd y tu allan i'r DU. Yn yr achosion hyn, byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau nad yw eich data’n cael ei brosesu mewn gwlad nad yw llywodraeth y DU yn ei hystyried yn ‘ddiogel’. 

Rhyddid Gwybodaeth

Fel corff cyhoeddus mae unrhyw wybodaeth ysgrifenedig sy’n cael ei gadw gennym (gan gynnwys ymholiadau ysgrifenedig) yn destun ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth.  

Byddwn yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) wrth ystyried unrhyw geisiadau y gofynnir amdanynt o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. 

Eich hawliau

Yn amodol ar rai eithriadau cyfreithiol, mae gennych hawl i wneud y canlynol: 

  • gwneud cais am gopi o'r wybodaeth bersonol y mae Cymwysterau Cymru yn ei chadw amdanoch 

  • gofyn i ni gywiro unrhyw wallau 

  • gofyn i'ch data eich data personol gael eu dileu 

  • cyfyngu ar ein gallu i brosesu eich data 

  • gwrthwynebu'r prosesu 

  • gwneud cais i'ch data gael eu cludo (cludadwyedd data) 

Er mwyn dysgu mwy am yr hawliau hyn, ewch i wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). 

Anfonwch unrhyw geisiadau o'r fath at 

Swyddog Diogelu Data Cymwysterau Cymru Cymwysterau Cymru 
Adeilad Q2, Lôn Pencarn 
Parc Imperial 
Coedcernyw 
Casnewydd 
NP10 8AR 

01633 373222 

dpo@cymwysterau.cymru 

Os nad ydych yn fodlon â'n hymateb, gallwch gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth 

Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 

Gwybodaeth preifatrwydd gwasanaeth benodol

Cymwysterau Cymru fydd 'Rheolwr' unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn. 

Pan fyddwn yn casglu data personol oddi wrthyoh neu amdanoch, bydd ein hysbysiadau preifatrwydd yn dweud wrthych am ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu’r data, pam mae ei angen arnom, beth rydym yn ei wneud a’r data, ein meini prawf ar gyfer pa mor hir rydym yn ei gadw ac os oes angen i ni wneud hynny. ei drosglwyddo i drydydd partïon sy’n prosesu data ar ein rhan. 

Cylchlythyrau a llythyrau 

Bydd ein cylchlythyr misol yn cael ei anfon yn awtomatig at bob cyswllt cynradd mewn cyrff dyfarnu, ysgolion a cholegau. Mae cysylltiadau cynradd yn cynnwys swyddogion cyfrifol, penaethiaid ysgolion a cholegau, swyddogion arholiadau a'r consortia rhanbarthol. 

Trwy danysgrifio i'n cylchlythyr neu unrhyw restrau postio rydych yn cydsynio i ni gadw eich manylion cyswllt at ddibenion anfon gohebiaeth o'r fath atoch. Gallwch ddad-danysgrifio unrhyw bryd trwy glicio ar ‘dad-danysgrifio’ ar waelod yr e-byst. 

Digwyddiadau 

Efallai y byddwn yn defnyddio platfform trydydd parti I gynnal neu reolidigwyddiadau fel webinar.Gall gwybodaeth bersonol sy’n cael ei gasglu ar gyfer digwyddiadau gynnwys manylion cyfranogwyr, cofnodion cyfranogiad a dewis iaith. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei dynnu o wefannau trydydd parti a'i chadw'n ddiogel ar ein systemau.  

Nifydd rheolwr y wybodaeth bersonol a ddarperir ar gyfer ein digwyddiadau. Gall systemau trydydd parti hefyd weithredu fel rheolydd data ar gyfer rhywfaint o wybodaeth bersonol a gyflwynir gan eu defnyddwyr, er enghraifft os ydych yn cofrestru ar gyfer eu gwefan. 

Mae’n bosibl y byddwn yn tynnu lluniau a fideos anffurfiol mewn digwyddiadau i’w defnyddio ar ein gwefan a’n cyfryngau cymdeithasol. Byddwn yn gofyn am ganiatâd cyn recordio delwedd person mewn ffordd a allai ei adnabod 

Ymweliadau swyddfa 

Rydym yn monitro ein maes parcio gan ddefnyddio camerau diogelwch o dan y sail gyfreithiol o brosesu ar gyfer buddiannau cyfreithlon at ddibenion atal trosedd a dibenion tystiolaethol, a diogelwch ein staff ac ymwelwyr. Mae'r ffilm yn cael ei chadw'n ddiogel a dim ond staff allweddol a'n contractwr fydd hefo mynediad.Bydd yn cael ei gadw am 31 diwrnod ac yna'n cael ei ddinistrio os nad oes ei angen at ddibenion tystiolaeth. 

Rydym yn gofyn i gontractwyr ac ymwelwyrswyddfa lofnodi yn y dderbynfa a chofnodi eu hamseroedd presenoldeb. Mae hyn er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau iechyd a diogelwch. 

Bydd gwybodaeth ymwelwyr yn cael ei chadw am 60 diwrnod a bydd gwybodaeth am ymweliadau contractwyr yn cael ei chadw am flwyddyn. 

Caffael a chontractwyr 

Ni fydd rheolwr y wybodaeth bersonol a roddwch i ni fel rhan o'r broses gaffael. 

Bydd y wybodaeth hon yn cael ei phrosesu o dan y sail gyfreithiol ei bod yn angenrheidiol er mwyn cymryd camau ar eich cais gyda golwg ar ymrwymo i gontract am nwyddau a gwasanaethau. 

Os byddwch yn llwyddiannus yn eich cais, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am hyd ein contract gyda chi ac wedi hynny yn unol â'n hamserlen gadw. 

Mae’n bosibl y byddwn yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon sy’n prosesu data ar ein rhan lle bo angen i hwyluso taliad, i gyflawni’r contract neu i ddadansoddi data gwariant trydydd parti. 

Mae'n ofynnol o dan gontract i bob trydydd parti sy'n prosesu data personol ar ran cleient gadw at y GDPR. 

Rydym yn cyhoeddi cofrestr contractau ar ein gwefan o’r holl gontractau a ddyfarnwyd ac mae hyn yn cynnwys enw’r cyflenwr, enw’r contract, dyddiad cychwyn a therfyn y contract, a chyfanswm gwerth y contract (lle bo’n briodol). 

Byddwn yn cadw gwybodaeth am ymgeiswyr aflwyddiannus am dair blynedd yn dilyn y flwyddyn ariannol y dyfarnwyd y contract ynddi, yna caiff ei dinistrio. 

Cwynion,  Cofnod Electronig am Gleifion a chwythu'r chwiban 

Wrth ymchwilio i gwynion amdanom ni, achosion o chwythu'r chwiban, digwyddiadau rheoleiddio a Chofnod Electronig am Gleifion efallai y bydd angen i Gymwysterau Cymru brosesu gwybodaeth bersonol. 

Gallwn brosesu data personol i: 

  • ymchwilio i gwynion a gaiff eu gwneud am gyrff dyfarnu

  • ymchwilio i gwynion a gaiff eu gwneud amdanom

  • ymchwilio i achosion chwythu'r chwiban a ddaw i'n sylw

  • ystyried ceisiadau sy’n cael eu gwneud fel rhan o'r Gwasanaeth Adolygu Gweithdrefnau Arholiadau

  • monitro sut mae cyrff dyfarnu yn rheoli digwyddiadau a digwyddiadau

Bydd unrhyw ddata personol sy’n cael ei gasglu i ymchwilio i gwynion, EPRS a chwythu’r chwiban yn cael eu cadw am bum mlynedd ac yna’n cael eu hadolygu i’w gwaredu. Gellir rhoi mynediad i adolygwyr annibynnol a gontractiwyd gennym ni i adolygu achosion. Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen rhannu gwybodaeth â rheoleiddwyr eraill y DU neu ein cynrychiolwyr cyfreithiol. 

Cwcis 

Ffeiliau yw cwcis sy’n cael eu cadw ar eich ffôn neu gyfrifiadur pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan. 

Rydyn ni'n defnyddio cwcis i storio gwybodaeth am sut rydych chi'n defnyddio'r wefan hon, fel y tudalennau rydych chi'n ymweld â nhw. Nid yw'r cwcis hyn yn cael eu defnyddio i'ch adnabod chi'n bersonol. 

Gallwn ddefnyddio’r canlynol ar ein gwefan: 

  • cwcis sy'n mesur defnydd gwefan 

  • cwcis sy'n helpu gyda chyfathrebu a marchnata 

  • cwcis sy'n cofio eich gosodiadau  

  • cwcis eraill sy'n gwbl angenrheidiol 

Recriwtio 

Os byddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni, byddwn ond yn cadw gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch cais cyhyd ag y bo angen. Os byddwch yn aflwyddiannus, byddwn yn cadw unrhyw ddata personol a ddarparwyd gennych chi (neu eraill) am flwyddyn ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddileu’n ddiogel. 

Byddwn yn prosesu eich data personol yn ystod eich proses ymgeisio at ddiben cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol a chymryd camau gyda’r bwriad o ymrwymo i gontract cyflogaeth gyda chi. Mae hyn yn cynnwys: 

  • asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl yr ydych yn gwneud cais amdani

  • cymryd camau i ymrwymo i gontract gyda chi

  • i wirio eich bod yn gymwys i weithio yn y DU

  • sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau o dan ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus

  

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth a gasglwyd yn ystod eich proses ymgeisio â thrydydd partïon, ac eithrio: 

  • Asiantaethau fetio a gymeradwywyd gan Lywodraeth Cymru sy’n cynnal ein gwiriadau cyn cyflogaeth ar ein rhan 

  • aelodau panel allanol a all fod yn rhan o broses recriwtio 

  • Archwilio Cymru mewn cysylltiad â gwaith archwilio 

Proses Cydnabod 

Mae’r wybodaeth hon at ddibenion penderfynu ar gais corff dyfarnu am gydnabyddiaeth a gellir ei defnyddio i fonitro unrhyw gydymffurfiaeth yn y dyfodol â'n 'Hamodau Cydnabod Safonol'. 

Os byddwch yn llwyddiannus yn eich cais, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd â'ch bod yn parhau i fod yn gorff dyfarnu cydnabyddedig ac wedi hynny yn unol â'n hamserlen gadw. Lle bo ymgeiswyr yn llwyddiannus, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am ddeuddeg mis ar ôl i'r weithdrefn ymgeisio gael ei chwblhau, yna caiff ei dinistrio'n ddiogel. 

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth bersonol ei rhannu rhwng rheoleiddwyr y DU am y rhesymau canlynol: 

  • rydych eisoes wedi cael eich cydnabod gan reoleiddiwr arall yn y DU

  • rydych wedi gwneud cais i reoleiddwyr eraill y DU ar yr un pryd

  • os ydych wedi bod yn aflwyddiannus o'r blaen wrth wneud cais am gydnabyddiaeth gan reoleiddwyr eraill y DU

Data Dysgwyr 

Fel rheoleiddiwr cyrff dyfarnu a chymwysterau yng Nghymru, byddwn yn gofyn am ddata dysgwyr gan gyrff dyfarnu, Llywodraeth Cymru a chyrff cyhoeddus eraill a all nodi unigolion. Gall casgliadau data o'r fath gynnwys categori arbennig fel ethnigrwydd dysgwr neu ddata am iechyd dysgwr lle gallai hyn fod yn gysylltiedig ag ystyriaethau arbennig. Bydd y data categori arbennig hwn ond yn cael ei gasglu o dan y sail gyfreithiol bod prosesu yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd. 

Ein dibenion ar gyfer gofyn am y data yw: 

  • cyflawni ein swyddogaethau monitro ac archwilio

  • cyhoeddi ystadegau am y system gymwysterau

  • cynnal ymchwil ar sail tystiolaeth

  • ymchwilio i faterion penodol a adroddwyd i ni

Ni chyhoeddir unrhyw ddata sy'n nodi dysgwyr unigol. 

Bydd y data yn cael ei gadw am 15 mlynedd er mwyn gallu dadansoddi tueddiadau. Ar ôl y pwynt hwn fel arfer bydd yn cael ei ddinistrio. 

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu data â thrydydd partïon i wneud gwaith ymchwil a dadansoddi ar ein rhan. Mae’n ofynnol dan gontract i bob trydydd parti sy’n prosesu data personol ar ein rhan gadw at y GDPR. 

Fel cynhyrchwyr ystadegau swyddogol, rydym yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau wrth gynhyrchu ystadegau. 

Y Cynnig Llawn – Ymgysylltu â Dysgwyr 

Fel rhan o’r gweithgaredd ymgysylltu â dysgwyr, byddwn yn cadw rhywfaint o wybodaeth ar eich ffurflenni caniatâd sy’n dangos pwy ydych chi, fel eich enw, oedran, enw eich ysgol, coleg neu ddarparwr addysg ac enw eich rhiant/gofalwr. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn i ni gadw cofnodion priodol o'ch caniatâd i gymryd rhan yn y gweithgaredd. Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n ddiogel am ddeuddeg mis. Ar ôl yr amser yma, bydd yn cael ei ddinistrio. 

Hyder rhanddeiliaid yn y system gymwysterau a chymwysterau 

Bydd gwybodaeth sy'n nodi unigolion, megis enw'r sefydliad, teitl swydd, enw'r sawl sy'n cymryd rhan a manylion cyswllt, yn cael ei chasglu yn ystod y cyfweliadau hyn. 

Bydd cam penodol o'r ymchwil hwn yn archwilio EDI (cydraddoldeb, amrywiaeth, cynhwysiant). Yn achos cyfweliadau rhieni, bydd data categori arbennig yn cael ei gasglu gan gynnwys ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol. 

Bydd Beaufort Research (cwmni ymchwil o’r DU) yn gweithredu fel prosesydd ar ran Cymwysterau Cymru a bydd yn cadw’r data personol. Cymwysterau Cymru fydd rheolydd data unrhyw ddata personol a gyflwynir. Bydd eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel am ddeuddeg mis ac yna’n cael ei ddinistrio. 

Ymchwil i addasiadau i drefniadau asesu yn haf 2022 

Bydd gwybodaeth sy’n nodi unigolion (enwau athrawon, manylion cyswllt, rôl swydd, a’r pynciau a addysgir, neu enwau dysgwyr a’r cymwysterau a gymerwyd) yn cael ei chasglu yn ystod y cyfweliadau a’r grwpiau ffocws hyn. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn i ni gasglu gwybodaeth gan randdeiliaid am eu barn ar yr addasiadau i drefniadau asesu yn ystod haf 2022. 

Bydd ORS (cwmni ymchwil trydydd parti yn y DU) yn cynnal yr ymchwil ar 

Os byddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni, dim ond gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch ap y byddwn yn ei chadw. 

Datblygu canllawiau arferion effeithiol ar sut mae mynd i’r afael â gwaith wedi’i asesu yn Gymraeg lle nad yw’r cymhwyster yn cael ei gynnig yn ddwyieithog.

Fel rhan o’r gweithgaredd hwn, bydd Cymwysterau Cymru’n prosesu gwybodaeth at ddiben casglu enghreifftiau o arferion effeithiol o ran sut mae mynd i’r afael â gwaith wedi’i asesu yn Gymraeg lle nad yw’r cymhwyster yn cael ei gynnig yn ddwyieithog. Caiff yr wybodaeth a gesglir ei defnyddio i lunio a chyhoeddi canllawiau i gyrff dyfarnu.

Y sail gyfreithlon i brosesu’r wybodaeth hon yw bod hyn yn galluogi Cymwysterau Cymru i gyflawni ei thasg gyhoeddus fel rheoleiddiwr y system gymwysterau yng Nghymru, o dan Ddeddf Cymwysterau Cymru 2015 (o dan Erthygl 6e GDPR y DU).

Cymwysterau Cymru fydd y ‘rheolydd data’ ar gyfer unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir. Bydd Iaith, sef cwmni ymchwil annibynnol trydydd parti a gomisiynir gan Cymwysterau Cymru, yn cynnal yr ymchwil ar ein rhan. Iaith fydd y ‘prosesydd data’ ar gyfer unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir.

Caiff gwybodaeth bersonol a gesglir fel rhan o’r prosiect hwn ei chadw’n ddiogel am gyfnod y prosiect ac yna caiff ei dileu.

Diweddariad

Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd ac o leiaf bob 12 mis.  Diweddarwyd yr hysbysiad hwn ddiwethaf ar 16/11/2023.